就職活動・インターン

【インターンシップ】企業へのお礼メールや返信についてのルールを解説します

  • 「インターンシップ参加のお礼メールって送った方がいいの?」
  • 「企業の担当者から返信がきたときは、どう対応すればいいの?」
  • 「失礼に思われたらどうしよう…」

など、メールのやりとりにおいては様々な疑問や不安が浮かびますよね。

本記事では、インターンシップの企業に対するお礼メールを中心に、就活・ビジネスにおけるメールのルールやマナーについて解説します。

就活におけるメールの注意点に関しても知りたい方は、下記の記事で詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

就活時のメールの注意したい5つのポイントを徹底解説!

マインド編 : 企業への早めの送信が、好印象につながる

ビジネスメールでは、できるだけ早く送信を行うことが重要です。

「すぐに対応してくれる」という良い印象を与えられるため、きちんと意識しておきましょう。

企業にお礼メールは送って損はない

インターンシップ参加に対するお礼メールは、企業に送らなくても問題ありません。企業へメールを送らないことがマナー違反になる訳でもなければ、送ったことで面接・採用が有利になることもない場合が多いからです

ただし、インターンシップを主催する企業の採用担当者の立場で考えると、お礼のメールをもらうことは、少なくとも悪い印象にはなりません。

そのため、自分が参加したイベントへの感謝の気持ちを伝えたい場合は、企業へお礼のメールを送りましょう。

お礼メールを早めに送信するメリット

冒頭でも紹介した通り、お礼メールをできるだけ早めに送信することで、好印象につなげることができます。そしてメールに限らず、ビジネスにおいては常に早めの行動を心がけましょう。

「対応が早い」という印象を持ってもらうことで、新たなチャンスを得やすくなります。新しいことや、自分のやりたいことに次々チャレンジできるかもしれません。

このような良いリズムが生み出すために、常に早めに行動することが大切なのです。

企業の担当者から返信があるとは限らない

ビジネスにおけるメールの考え方として、企業の担当者から返信があるとは限らないということを理解しておきましょう。

ビジネスパーソンは毎日多くのメールを処理する必要があります。見落とすことや、返信を忘れてしまうことも十分に考えられます。

受け取る側の立場から考えると、1つ1つのお礼メールに返信している余裕はない、というのが正直な気持ちではないでしょうか。

そのため、お礼メールに返信がない場合でも、落ち込む必要はありません。それよりも、しっかりと気持ちを込めたメールを相手に届けることが大切です。

マナー編 : メール返信の基本として最後まで返信しよう

ビジネスメールにおける基本的なマインドを理解したあとは、書き方のルールやマナーについて学びましょう。

採用担当者に返信不要で送信しよう

こちらの気持ちを伝えるためにメールを送るものの、忙しい採用担当者の方にとって、全てのメールに対応するのはとても大変です。

そのため、気遣いとして、メール本文に返信不要である旨を記載しておきましょう。こうすることで、相手の負担を軽くすることができるだけでなく、自分自身もメールに対して返信がないことを心配する必要がなくなります。

それでも返信が届いた場合は必ず返信しよう

しかし、企業担当者に返信不要と伝えていても、丁寧にメールを返信してもらえる場合があります。その際は、迷わず返信しましょう。

この際のメール返信は、あまり多くの事柄を記載する必要はありません。できるだけシンプルな文章を用いて、メール返信に対するお礼を述べましょう。

基本ルールを押さえておこう

ビジネスメールには、いくつかのルールが存在します。ここでは基本的なルールを紹介します。これらを押さえて、失礼の無いメールを送りましょう。

  • 件名

メール送信において件名は、それを読んだだけで内容がわかるようなものにしましょう。インターンシップ参加のお礼、などと簡潔に記述できれば良いですね。相手の目に留まりやすくするために、カッコ【】を用いるのも有効なテクニックです。

  • 宛先

メールの文頭には、自分がメッセージを伝えたい相手(宛先)を書きましょう。名前がわからない場合は、採用担当者様としておけば問題ありません。

<書き方の例>

  • ○○株式会社 ××部 △△様
  • 株式会社○○ ××チーム 採用担当者様
  • 署名

署名は、自身の所属や連絡先をひとまとめにしたもので、メール本文の最後に記載します。メールソフトを使うと署名機能があるため、あらかじめ入力しておくと必要な際に呼び出すことができて便利です。

<書き方の例>

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田中 太郎

○○大学 ××学部

メールアドレス : xxxxxxx@xxx.com

TEL : 080-xxxx-xxxx(携帯)

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  • 時間帯

メールを送る時間帯は、できるだけ業務時間内とその前後2,3時間以内に送るようにしましょう。常識的な時間にメールを送ることが大切です。

インターン参加に対するお礼メール作成のコツと具体例

ここでは、インターン参加に対するお礼メールの具体例を紹介します。こちらの例を参考にしつつ、きちんと自分の言葉に変えて作成しましょう。

お礼メールの例文

件名 : 【インターンシップ参加のお礼】(○○大学 田中太郎)

○○株式会社 ××部

佐藤花子様

お世話になっております。今回のインターンシップに参加させていただいた○○大学の田中と申します。

今回は貴重な経験をさせていただき、誠にありがとうございました。

貴社のインターンシップに参加することで、自分の希望している○○業界についてより興味を持つことができたとともに、貴社の個々を大切にするという社風がとても魅力的に感じました。

私は最終日のプレゼンの際、緊張のあまり言葉に詰まる場面が何度かありましたが、佐藤様をはじめ社員の皆さんが優しく見守って下さったおかげで、無事に終えることができました。

このインターンシップで学んだことを活かして、これからの就職活動を頑張りたいと思います。

なお、ご確認いただければご返信には及びません。

今回は、本当にありがとうございました。

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田中 太郎

○○大学 ××学部

メールアドレス : xxxxxxx@xxx.com

TEL : 080-xxxx-xxxx(携帯)

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基本的なルールを押さえた上で、具体的な出来事を記すことで自分だけのオリジナルメールができ上がります。

企業担当者からの返信メールの例文

件名 : Re : 【インターンシップ参加のお礼】(○○大学 山田太郎)

○○株式会社 ××部

佐藤花子様

お世話になっております。○○大学の山田です。

お忙しい中ご返信ありがとうございます。

今後も何かイベント等があれば、是非参加させていただきたいと思います。

また、気になることがあればご連絡させていただきたきます。

それでは引き続き、よろしくお願いいたします。

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田中 太郎

○○大学 ××学部

メールアドレス : xxxxxxx@xxx.com

TEL : 080-xxxx-xxxx(携帯)

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先ほども解説した通り、お礼メールへの返信に対する返信は、できるだけ簡単な文章でやりとりを終えることを意識しましょう。

メール送信時のチェックリスト

具体例を参考に、メールを作成することはできましたか?送信前に、下記のチェックリストに沿って、間違い等がないかあらためて確認しましょう。

  • メールアドレスは間違っていないか
  • 宛名(社名や部署、名前)は間違っていないか
  • 件名はわかりやすく書かれているか
  • 自分のことを名乗っているか
  • 誤字や脱字はないか
  • 結びの挨拶はきちんと書かれているか
  • 署名はきちんとついているか

その他にもインターンシップのマナーに関しても知りたい方は、下記の記事をチェックしてみてください。

【インターンシップ】企業へのお礼メールや返信についてのルールを解説します

まずはインターンシップに参加しよう!

インターンシップのお礼メールをテーマに、ビジネスにおけるメールのルールやマナーについて解説しました。これらのルールやマナーは、今後の就職活動だけでなく、社会人になっても必要なものです。

インターンシップに参加することで、メールを始めとしたビジネスマナーを実践を通して身に付けられるというメリットがあります。

特に長期インターンシップは、業界や職種に対して理解が深まるだけでなく、自分のイメージとのギャップについても把握することが可能です。

大学生が長期インターンシップ参加する3つのメリット』という記事もあるので参考にしてみてください。。

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<文=宮本喬行>

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