就活では企業に直接メールを送る機会が度々あります。ですが、ビジネス的なメールの送り方を知らず、直前で焦ってしまった経験はありませんか？本記事では、ビジネスメールの作成に悩むアナタのために、就活時のメールの注意点を解説します。主な注意点は5つです。
就活時のメールの注意点
就活時のメールの注意点は以下の通りです。
・就活専用のフリーメールを使用する
・宛名の書き方・簡潔な件名と本文
・送信時間
・署名を使う
それぞれについて掘り下げていきましょう。
就活専用のフリーメールを使用する
就活で企業へメールを送信する際には、「就活専用のフリーメールアドレス」を取得しておくと、企業からのメールを見逃すリスクが減り、とても便利です。
プライベートのアドレスを就活で使ってしまうと、企業からの大切なメールが友人からのメールに埋もれてしまうリスクがあります。就活専用のフリーメールアドレスを使用することで、受信フォルダは企業からのメールや就活サービスからのお知らせのみになり、情報を整理しやすくなるでしょう。
メールアドレスを取得する際は、自分の名前などの分かりやすいアドレスにしておくことをおすすめします。理由は、長く複雑なメールアドレスだと、迷惑メールと勘違いされる可能性があるからです。
また、就活中に企業にメールを送っても、不採用だった場合は以後メールを送ることがありませんので、個人情報の観点からも就活後に解除できる専用のフリーメールを取得するメリットがあります。
宛名の書き方
宛名は、本文の一番先頭にくる大切な文です。この宛名の書き方を間違ってしまうと、その後の本文を見る前に先方からの評価が下がってしまいます。
正しい宛名の書き方は、以下の通りです。
〇〇株式会社(株式会社〇〇)
〇〇部
〇〇課
〇〇〇〇様(必ずフルネーム)
もし、人事担当の方の名前が分からない場合は、以下の書き方にしましょう。
〇〇株式会社(株式会社〇〇)
採用担当者様
上記の書き方であれば、業種を問わず企業へメールが送信できます。
簡潔な件名と本文
就活で送信するメールは、件名と本文をいかに分かりやすく書くかが重要になります。件名と本文について、それぞれ解説していきましょう。
まず、件名については、「目的」を記載してください。
「採用情報についての質問」
「説明会のお礼」
上記のように、どんな目的でメールを送信したのかが一目で分かると、採用担当者は就活生からのメールだとすぐに分かります。また、採用担当者は、何十人、何百人という就活生からのメールを大量に受信しています。件名を目的にすることで採用担当者は内容を把握しやすくなり、メール送信者の評価が上がります。
本文では最初に宛名を記載します。その次は、「挨拶」と「自己紹介」をしましょう。初めてのメールであれば「はじめまして。」と記載し、以降は「こんにちは。」で良いと思います。
その後に、アナタの自己紹介です。
「私は、〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。」
と記載してから本題に入りましょう。
本文はこまめに改行し、読みやすい文を心がけてください。
そして本文の最後には、以下のような締めの文を入れてください。
「何卒、よろしくお願い申し上げます。」
これで本文は完成です。
送信時間
いつでも気軽に送れるメールですが、企業へメールを送る際は「送信時間」に注意してください。その企業の就業時間内にメールをするのが理想です。
夜にメールを送信してしまうと、翌日に溜まった他のメールと一緒にサッと確認して忘れられてしまうことがあります。上記を踏まえて、少しでも良い印象になるように就業時間内にメールを送信してください。
署名を使う
ビジネスメールでは、必ずと言っていい程「署名」を使います。署名とは、メール末尾に必ず記載される定型文のことです。就活で使用する署名は、以下のような形が理想でしょう。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
〇〇〇〇(フルネーム)
携帯TEL：
e-mail：
大事なのは、採用担当者が折り返し連絡する際に、連絡先と名前がしっかり確認できることです。署名はメールの設定で簡単に作成できるので、最初に作っておきましょう。
ちょっと得するメールでのポイント
就活時のメールの注意点の他に、知っているとちょっと得するメールでのポイントを3つ紹介します。
・御社ではなく貴社と書く
・添付ファイルの確認
・受信フォルダの確認
メールでは、相手先の企業のことは「貴社」と表記します。「御社」と書いてしまう方が多いですが、御社は電話や対面する際に使用する言葉です。キチンと使い分けましょう。
また、メールにて添付ファイルを送る際には、先方に一声かけるべきです。企業によってはウィルス対策の一環で、添付ファイルを開かない企業があるからです。また、送信するファイルの「拡張子(.textなど)」が開けるかも同時に確認しておきましょう。
最後に、メールを送信したら「受信フォルダを確認する癖」を付けておいてください。正しくメールが送信できなかった場合は、自分の受信フォルダにメールが返ってくるからです。メールが返ってきてしまった場合は、相手のメールアドレスを間違えている可能性が高いので、すぐに確認してみてください。
メールのマナーを身につけて差を付けよう
就活時は、たくさんのライバルと競争することになります。少しでもライバル達に差を付けるために、本記事でメールの注意点をしっかり確認してみてください。
就活を成功させるポイントは、基本を押さえることです。「シグマライズ」では、就活生向けにビジネスマナーなどの良質な情報を発信しています。シグマライズのTwitterアカウントをフォローして、ライバルに差を付けてみましょう。
＜文＝ユザワヤスヒロ＞
◆面接練習よりも実践を！インターンの経験でミスマッチのない就活を
「シグマインターン」では様々な職種のインターンを募集しています。
株式会社シグマライズはΣチャンネル（youtubeチャンネル）を開設しました。大学生向けに就職活動に関する情報を発信していますので、御興味あるかたは是非ご覧ください！
